Number: 3984798
Country: Germany
Source: TED
214. Vergleichende Prüfung „Vertragsmanagement“ bei 14 hessischen Körperschaften.
Der Auftrag wird zu einem Festpreis von 350 000 EUR einschließlich gesetzlicher Umsatzsteuer in der jeweils geltenden Höhe und aller Nebenkosten vergeben. Auf die Pilotprüfung entfallen 100 000 EUR, Zahlung in zwei Raten, auf die Vergleichende Prüfung 200 000 EUR, Zahlung in vier Raten und auf den Gesamtbericht (Schlussrechnung) 50 000 EUR.
Kommunale Körperschaften im Bundesland Hessen.
Die 214. Vergleichende Prüfung „Vertragsmanagement“ richtet sich nach dem Gesetz zur Regelung der überörtlichen Prüfung kommunaler Körperschaften in Hessen (ÜPKKG) vom 22.12.1993 (GVBl. I S. 708).
Der Auftragnehmer hat das Vertragsmanagement der zu prüfenden Kommunen, ihrer Eigenbetriebe sowie ihrer Beteiligungen (Gesamtkommunen) zu analysieren und unter Berücksichtigung des jeweiligen Reifegrads der Gesamtkommune konkrete Entwicklungspotenziale aufzuzeigen. Ausgehend von einem Vertrags-Lebenszyklus für Dienst-, Werk- sowie Kaufverträge sind mindestens die Aspekte Vertragscontrolling, Vertragsverwaltung und Vertragsarchivierung zu untersuchen sowie unmittelbar anwendbare Optimierungspotenziale der Aufbau- und Ablauforganisation auszuweisen.
Als Teil des Vertragsmanagements im Sinne dieser Prüfung ist auch das (gesamt-)kommunale Beschaffungsmanagement, beispielsweise unter Berücksichtigung von Rahmenverträgen oder der Nutzung von Einkaufsgemeinschaften zu analysieren. Neben der Untersuchung der definierten Aufbau- und Ablauforganisation ist über Stichproben eine qualifizierte Bewertung von getätigten Beschaffungen insbesondere im Kontext europarechtlicher und kommunalrechtlicher Vorschriften zu treffen.
Als weiterer Teilbereich des Vertragsmanagements ist das (gesamt-)kommunale Versicherungsmanagement zu untersuchen. Hierzu wird der Auftragnehmer die jeweils bestehenden Versicherungsverträge unter Kosten-Nutzen-Aspekten sowie realistischen Risikoabwägungen eingehend analysieren. Ziel ist es, über alle Bereiche und Teilbereiche monetär bewertbare Ergebnisverbesserungspotenziale auszuweisen.
Der Auftragnehmer wird zudem Feststellungen zur Haushaltsstabilität treffen, die formale Behandlung der Jahresabschlüsse prüfen und die Risikovorbeugung der Körperschaften zur Vermeidung doloser Handlungen (insbesondere Internes Kontrollsystem) untersuchen und eine Nachschau (siehe Ziffer 11 des Vertrags) vornehmen. Einzelheiten ergeben sich aus dem Merkblatt.
Zur Bearbeitung des Auftrags sind neben allgemeinen betriebswirtschaftlichen und Rechtskenntnissen vertiefte versicherungswirtschaftliche Kenntnisse von Vorteil.
Prüfungsgegenstand: 14 Städte und Gemeinden, die vergleichend zu prüfen sind. Im Verhandlungsverfahren werden aus folgenden 17 Städten/Gemeinden 14 ausgewählt:
Braunfels, Fuldatal, Groß-Umstadt, Hadamar, Kelsterbach, Lauterbach (Hessen), Lich, Lorsch, Melsungen, Mühltal, Oestrich-Winkel, Roßdorf, Steinbach (Taunus), Usingen, Weilburg, Witzenhausen und Wölfersheim.
Die 214. Vergleichende Prüfung wird zweistufig konzipiert. Die Pilotprüfung erfolgt bei 2 Körperschaften, die Vergleichende Prüfung bei 14 Körperschaften.
Der Auftrag wird in den Stufen Pilotprüfung (zwei Körperschaften) und Vergleichende Prüfung (alle Körperschaften einschließlich der Pilotkörperschaften) bearbeitet. Nach Abschluss der Pilotprüfung hat der Auftraggeber eine Optionsfrist von 3 Monaten, um vom Auftragnehmer die Erfüllung der Vergleichenden Prüfung zu verlangen.
Dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung (siehe Vordruck, bei Nachunternehmer auch Vordruck Eigenerklärung „Nachunternehmer“) beizufügen, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 123 GWB vorliegen sowie eine Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 124 GWB vorliegen. Falls fakultative Ausschlussgründe vorliegen, sind diese detailliert im Teilnahmeantrag aufzuführen.
Mit dem Teilnahmeantrag wird eine Erklärung zur Unbefangenheit mit Angabe der eventuellen vertraglichen Beziehungen mit den zu prüfenden Körperschaften – siehe Ziffer II.2.4 – in den letzten 5 Jahren (siehe Vordruck „Erklärung / Versicherung“) gefordert (§ 46 Abs. 2 VgV).
Eine elektronische Abgabe der Teilnahmeanträge und der Angebote (nach Auswahl) wird nicht zugelassen. Es wird um Angabe einer verbindlichen Telefaxnummer gebeten.
Der Teilnahmeantrag mit den erforderlichen Nachweisen ist unterschrieben, ausschließlich auf dem Postweg oder direkt zu übermitteln. Zur Wahrung der Vertraulichkeit ist der Teilnahmeantrag in einem verschlossenen Umschlag, außen deutlich versehen mit Ihrem Namen, Ihrer Anschrift und der Aufschrift „Teilnahmeantrag für die 214. Vergleichende Prüfung ‚Vertragsmanagement‘ – Nicht öffnen“ in Papierform einzureichen.
Stehen den geforderten Angaben und Formalitäten rechtliche Gründe entgegen, hat der Bewerber diese ausdrücklich zu benennen. Sein Schweigen geht zu seinen Lasten im Sinne fehlender Angaben und Formalitäten.
Informationen über den Ablauf des weiteren Verfahrens entnehmen Sie bitte folgenden Vergabeunterlagen, die elektronisch zur Verfügung stehen (Ziffer 1.3), jedoch nicht für den Teilnahmeantrag erforderlich sind:
Einladung Erste Verhandlung mit Anlagen.
Der Auftraggeber behält sich vor, die Ausschreibung ganz oder teilweise aufzuheben.
Die Ausschreibung steht unter dem Vorbehalt des Landeshaushalts 2018 und 2019.
Ist ein Bewerber der Auffassung, dass der Auftraggeber die Bestimmungen über das Vergabeverfahren nicht einhält oder eingehalten hat, kann er bei der unter VI.4.1) genannten Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren beantragen. Ein Antrag ist unzulässig, (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB) wenn der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat oder (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden oder (§ 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden oder (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung gestellt wird (§ 168 Abs. 2 Satz 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder auf elektronischem Weg bzw. 15 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post (§ 134 Abs. 2 GWB). Des Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.
